Quy trình đánh giá và xem xét chất lượng nhân sự
Quy trình đánh giá và xem xét chất lượng nhân sự
Nằm trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của HR, quy trình đánh giá và xem xét nhân sự sẽ được thực hiện định kì hàng năm đối với toàn thể nhân sự, khi nhân sự gần tiến đến thời gian hết hợp đồng, hoặc khi HR theo dõi và nhận thấy chất lượng của một nhân sự nhất định trong công ty không được hiệu quả hay không phù hợp với văn hóa công ty. Đối với từng trường hợp nhân sự, sẽ có quy trình đánh giá như sau:
I. Đánh giá định kỳ hằng năm
1. Họp với các trưởng bộ phận để thống nhất về dịp đánh giá định kỳ
Để đảm bảo buổi đánh giá định kỳ diễn ra đúng thời điểm và có sự chuẩn bị, sắp xếp kỹ lưỡng, HR cần tổ chức 1 buổi họp với các trưởng bộ phận để thống nhất các yếu tố liên quan đến
- Thời gian tổ chức
- Mục tiêu
- Chốt hình thức
2. Gửi Form Review Performance định kỳ
Nội dung Email (link mail mẫu – trang 32) gửi Form Review Performance sẽ bao gồm:
- Link Form
- Link Testimonial đánh giá chéo nhân sự
- Deadline đánh giá
- Gửi thời gian rảnh dự kiến để được sắp xếp họp Review.
Ở giai đoạn này, HR cần gửi Form đánh giá nhân sự và testimonial đánh giá chéo cho tất cả nhân viên trong công ty. Bản đánh giá này, HR cần kiểm soát và theo dõi các nhân sự điền đầy đủ những Feedback về phía bản thân cũng như xin được Feedback chéo từ các nhân sự khác và trưởng bộ phận để đảm bảo được việc có những đánh giá khách quan nhất.
Bên cạnh đó, HR cần chủ động gửi đánh giá chéo, theo dõi và đánh giá mối quan hệ giữa bạn với đồng nghiệp để xem xét về mức độ phù hợp văn hóa cũng như kịp thời can thiệp những mâu thuẫn nội bộ trong công ty. Đồng thời, việc tổ chức đánh giá chéo nhân sự cũng tạo nên được sự khách quan và bao quát nhất.
3. HR thống kê số liệu và tình hình từng nhân sự dựa trên quan hệ làm việc và chỉ số Teamlogger
(Cần thêm quy định về Teamlogger)
Cùng với việc gửi đánh giá cho nhân sự, HR cần thực hiện 1 bảng thống kê về năng suất, hiệu suất làm việc của nhân sự trong 1 năm dựa trên số liệu từ team logger (sẽ bổ sung nội quy)
4. HR chuẩn bị cho buổi Performance Review với từng nhân sự
Sau khi xác định được những bức tranh tổng quan về biểu hiện của từng nhân viên, HR cần chọn lọc và xem xét nhân viên nào xứng đáng và có cơ hội được tăng lương hoặc có thể muốn offer tăng lương. Sau đó, HR chủ động đề xuất, đưa danh sách lên cho chị Ly cùng trưởng bộ phận để nắm được công ty có thể tăng lương lên bao nhiêu cho nhân sự sao cho phù hợp với ngân sách chung. Như vậy, HR có thể nắm thế chủ động và thương lượng với nhân sự dễ dàng hơn trong buổi Performance Review sắp tới.
5. HR thống nhất thời gian tổ chức buổi Performance Review với từng nhân sự
HR gửi mail thông báo chốt thời gian review cho nhân sự và mời thêm trưởng bộ phận, đồng nghiệp của nhân sự tham gia.
Trong buổi Performance Review này, HR cần chuẩn bị các nội dung sau:
-
Agenda trước buổi Review
- Mời nhân sự được Review chia sẻ về quá trình làm việc trong 1 năm: thực hiện những task lớn nào, kết quả ra sao, có những thành tựu gì, có những khó khăn gì,…
- Mời đồng nghiệp đánh giá
- Mời trưởng bộ phận đánh giá
- HR hỏi bạn 1 số câu hỏi liên quan đến nguyện vọng, mong muốn, định hướng tiếp theo của bạn (VD: bạn còn thích làm việc Remote không? Dự định gắn bó với công ty thêm bao nhiêu thời gian nữa? )
- HR chủ động hỏi về mức lương mong muốn nếu nhân sự đó đã được xét duyệt tăng lương
-
Các câu hỏi take care nhân sự liên quan đến Feedback, Workload, mức độ hài lòng, … (sẽ tiếp tục update)
6. Thủ tục sau khi kết thúc buổi Review
- HR thông báo về nguyện vọng và dự định của bạn cho bộ phận và chốt trong 1 đến 1 tuần rưỡi về quyết định tăng lương cho bạn
- Sau khi chốt được mức lương mới, HR gửi mail chốt lại mức lương, mức Offer mới (mail Offer mẫu – trang 33)
- Nếu nhân sự đồng ý, HR chuẩn bị giấy quyết định tăng lương và xin chữ ký của anh Bằng
- Đối với nhân sự hết hợp đồng thì ký hợp đồng mới
II. Đánh giá nhân viên thử việc
Để thực hiện đánh giá đối với nhân viên thử việc, HR thực hiện theo quy trình sau:
1. Gửi Form Review Performance cho nhân sự trong thời gian trước 1 tuần hết hạn thử việc
HR gửi mail (mail mẫu – trang 28) kèm Form đánh giá thử việc và mẫu Presentation cho nhân sự sau đó hẹn ngày họp Review.
HR yêu cầu nhân sự liệt kê các đầu công việc đã thực hiện trong 2 tháng thử việc, đánh giá từ mức độ “Chưa hoàn thành” đến “Hoàn thành” theo Form đánh giá và gửi về cho người hướng dẫn, trưởng bộ phận và HR
Mỗi nhân sự khi trình bày về quá trình thử việc cần hoàn chỉnh bản Slide Presentation và dùng Slide để trình chiếu trong buổi Review, vì vậy HR gửi cho bạn trước khi buổi Review diễn ra và hướng dẫn bạn làm Slide
2. Tổ chức buổi họp Review thử việc với HR và người hướng dẫn
Ở buổi họp này, HR cần chuẩn bị agenda và có vai trò như 1 MC dẫn dắt
-
Mời nhân sự sử dụng Slide đã chuẩn bị để thuyết trình trước HR và người hướng dẫn
- Nhân sự trình bày kế hoạch, định hướng công việc sắp tới
- Nhân sự nêu cảm nhận về quá trình làm việc tại công ty
-
Mời người hướng dẫn đánh giá
-
HR và người hướng dẫn ở lại để quyết định xem có giữ bạn lại hay không
3. Gửi mail xác nhận pass/fail thử việc 2 tháng
Sau khi hoàn thành buổi Review, HR chuẩn bị mail gửi cho bộ phận xác nhận có muốn tiếp tục hợp tác với bạn hân sự mới sau 2 tháng thử việc không (mail mẫu – trang 29)
Tiếp theo, khi nhận được mail từ bộ phận hoặc người hướng dẫn về kết quả, Hr tiến hành gửi Mail xác nhận pass/fail thử việc (mail mẫu – trang 30)
III. Đánh giá đối với nhân sự sắp hết hạn hợp đồng
Để thực hiện đánh giá đối với nhân sự sắp hết hạn hợp đồng, HR thực hiện theo quy trình sau:
1. Gửi Form Review Performance trong thời gian trước 1 tháng hết hạn hợp đồng
Mỗi nhân viên sẽ tùy thuộc vào thời gian ký hợp đồng và thỏa thuận về thời gian làm việc để HR theo dõi và thực hiện Review.
Trước khi có một buổi gặp mặt Review lại suốt quá trình làm việc theo hợp đồng, HR gửi cho nhân sự Form đánh giá nhân sự dưới hình thức đánh giá cá nhân, đánh giá chéo và cấp trên đánh giá sau đó HR theo dõi tiến độ, yêu cầu nhân sự nộp lại về cho HR để tiến tới buổi họp chính thức
HR chủ động đi xác minh thông tin nhân sự đánh giá bằng cách hỏi thăm từ đồng nghiệp nhằm đáp ứng điều kiện nhân sự sẽ được đánh giá khách quan từ nhiều phía, có thể cung cấp đủ cơ sở dữ liệu để Review lại và đối chiếu, định hướng các dự định, công việc trong tương lai cho bạn.
2. Tham gia buổi họp Review Performance với HR và trưởng bộ phận
Ở buổi họp này, HR cần chuẩn bị agenda và có vai trò như 1 MC dẫn dắt
- Mời nhân sự được Review chia sẻ về quá trình làm việc trong: thực hiện những task lớn nào, kết quả ra sao, có những thành tựu gì, có những khó khăn gì,…
- Mời đồng nghiệp đánh giá
- Mời trưởng bộ phận đánh giá
- HR hỏi bạn 1 số câu hỏi liên quan đến nguyện vọng, mong muốn, định hướng tiếp theo của bạn (VD: bạn còn thích làm việc Remote không? Dự định gắn bó với công ty thêm bao nhiêu thời gian nữa? )
- HR chủ động hỏi về mức lương mong muốn nếu nhân sự đó đã được xét duyệt tăng lương
Sau khi kết thúc buổi Review, HR gửi thông tin về nguyện vọng và mức lương mong muốn của bạn về cho trưởng bộ phận để cùng xét duyệt.
3. Gửi mail Offer gia hạn hợp đồng
HR sẽ dựa trên những nguyện vọng, trao đổi của nhân sự, kết hợp với ý kiến, đánh giá của trưởng bộ phận để xem xét, gửi Offer Letter về cho nhân sự
IV. Đánh giá đối với nhân sự chưa đạt yêu cầu trong chất lượng công việc
1. Nhân sự tự đánh giá
Nhân sự chưa đạt yêu cầu nhận Form đánh giá cá nhân từ HR và tự đánh giá bản thân sau đó gửi lại để HR tiếp tục thực hiện xem xét và đối chiếu.
2. Tổ chức đánh giá chéo nhân sự
Để đạt được những ý kiến khách quan nhất về từng nhân sự, HR có nhiệm vụ gửi Form đánh giá nhân sự cho các đồng nghiệp liên quan đánh giá. Cụ thể, các đồng nghiệp liên quan sẽ bao gồm: đồng nghiệp cùng bộ phận, đồng nghiệp cùng dự án (Ví dụ, CS và IT phải làm việc cùng nhau để hỗ trợ khách hàng), trưởng bộ phận,…
Không chỉ dừng lại ở bước gửi Form, trong trường hợp cần nhiều thông tin cụ thể hơn, HR cần tổ chức một buổi họp trực tiếp, đặt các câu hỏi liên quan đến nhân sự được đánh giá, ghi biên bản họp rõ ràng để có được những dữ liệu chính xác nhất.
Trong buổi họp đánh giá này, HR có thể dựa vào những số điểm về Performance từng task do đồng nghiệp đánh giá, nếu Task nào không đạt hiệu quả, bị đánh giá mức bằng hoặc dưới 3 điểm, HR yêu cầu đồng nhiệp của nhân sự đó giải thích cụ thể. Bên cạnh đó để đánh giá về những khía cạnh khác HR cần hỏi thêm một số các câu hỏi liên quan đến văn hóa làm việc (điểm mạnh, điểm yếu?, có hòa đồng với đồng nghiệp không?, có xích mích gì trong team không?) hoặc các câu hỏi về chất lượng làm việc (Trong quá trình làm việc, nhân sự này có gây ra sự cố không?,..)
3. Tham gia buổi họp Review với HR và người hướng dẫn
Ở buổi họp này, HR cần đứng dưới góc nhìn từ 2 phía đánh giá và lắng nghe, và đi theo quy trình sau đây:
- Thực hiện đánh giá chung, đối chiếu biểu hiện của nhân sự với các yêu cầu mà công ty đặt ra: về phía bộ phận, chất lượng công việc, về 5 giá trị cốt lõi của công ty, về 3 mindset yêu cầu của công ty. Việc đối chiếu cần được truyền tải trên cả 2 phương diện tích cực và tiêu cực.
- Lắng nghe cảm nhận, chia sẻ của nhân sự về những Feedback khách quan từ phía đồng nghiệp.
- Đưa ra những cảnh báo, warning và challenge cho bạn để bạn nhân sự nhận thức được tình trạng biểu hiện hiện tại
Sau khi thực hiện Review, nếu nhân sự tiếp tục tái diễn những vấn đề đã nêu. HR có thể tiếp tục thu thập, tham khảo thông tin từ đồng nghiệp, trưởng bộ phận và cấp trên, ra quyết định ngừng hợp tác do bạn không phù hợp với văn hóa và chưa đáp ứng được nhu cầu của công ty.
